1. Trừ lùi Nguyên phụ liệu là gì?
Trừ lùi Nguyên phụ liệu là tính năng của phần mềm VAN-Logistic, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quá trình sử dụng nguyên phụ liệu để phục vụ việc xác định xuất xứ hàng hóa và lập hồ sơ C/O.
Thay vì quản lý rời rạc từng nhóm dữ liệu như nguyên liệu nhập, định mức, sản phẩm xuất hay bảng kê tiêu chí xuất xứ, tính năng Trừ lùi NPL được thiết kế theo hướng quản lý tập trung theo từng bộ hồ sơ. Mỗi hồ sơ đóng vai trò là nơi tập hợp dữ liệu hàng xuất, chứng từ liên quan, định mức sản phẩm, nguồn nguyên liệu sử dụng, kết quả tính trừ lùi và bảng kê tiêu chí xuất xứ trước khi chuyển sang bước kê khai hồ sơ C/O.
Thông qua cách quản lý này, doanh nghiệp có thể theo dõi và xử lý nghiệp vụ Trừ lùi theo đúng từng lô hàng, từng bộ hồ sơ, giúp quá trình kiểm tra, đối chiếu, chỉnh sửa và lưu vết dữ liệu trở nên rõ ràng hơn.
Tính năng Trừ lùi Nguyên phụ liệu giúp doanh nghiệp:
- Quản lý hàng hóa xuất khẩu theo từng hồ sơ, tập hợp dữ liệu sản phẩm xuất, tờ khai nhập/xuất, chứng từ và thông tin liên quan để phục vụ khai báo xuất xứ hàng hóa.
- Tự động phân bổ nguyên liệu cho sản phẩm xuất theo định mức đã thiết lập và nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO.
- Kiểm tra tình trạng đủ/thiếu nguyên liệu trong quá trình lập hồ sơ, hỗ trợ người dùng phát hiện sớm các trường hợp thiếu tồn kho, sai mã nguyên liệu hoặc sai định mức.
- Xuất bảng kê tiêu chí xuất xứ như LVC, RVC, CTC dựa trên dữ liệu nguyên liệu, định mức và sản phẩm xuất đã xử lý trong hồ sơ.
- Hỗ trợ tạo và khai báo hồ sơ C/O trực tiếp sang hệ thống kê khai xuất xứ, hạn chế việc nhập lại dữ liệu và giúp quá trình lập hồ sơ C/O thuận tiện hơn.
- Theo dõi báo cáo Trừ lùi thông qua Kho sổ phụ và Kết quả/Sổ chính, phục vụ quản lý nội bộ, đối chiếu tồn kho và kiểm tra sau thông quan.
- Truy vết lịch sử thao tác bằng Activity Log (Nhật ký Hệ thống), ghi nhận các thao tác xem, thêm, sửa, xóa, chỉnh sửa dữ liệu, thay đổi hồ sơ hoặc xuất báo cáo, giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu và xác định nguyên nhân sai lệch khi cần.
- Trợ lý AI VAN-Logistic hỗ trợ người dùng tra cứu, hướng dẫn, giải đáp nhanh các vướng mắc trong quá trình sử dụng phần mềm
2. Tổng quan quy trình sử dụng
Quy trình sử dụng tính năng Trừ lùi Nguyên phụ liệu trên VAN-Logistic được thiết kế theo luồng xử lý hồ sơ, từ bước cấu hình dữ liệu ban đầu đến khi theo dõi kết quả chính thức.
Sơ đồ tổng quan quy trình:
Tính năng gồm 4 phần chính:
Phần 1: Cấu hình: khai báo nguyên liệu nhập, định mức/BOM và sản phẩm xuất.
Phần 2: Hồ sơ nháp: tập hợp dữ liệu hàng xuất, đính kèm chứng từ, xử lý bảng kê tiêu chí xuất xứ và hỗ trợ tạo hồ sơ C/O.
Phần 3: Kho sổ phụ: theo dõi báo cáo nháp, kiểm tra dữ liệu trước khi chuyển chính thức.
Phần 4: Kết quả: quản lý hồ sơ chính thức và báo cáo chính thức phục vụ kiểm tra, quản lý nội bộ hoặc sau thông quan.
3. Phiên bản triển khai
Để phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp, tính năng Trừ lùi Nguyên phụ liệu được định hướng triển khai theo 02 phiên bản:
• Phiên bản Thương mại là phiên bản tiêu chuẩn, phù hợp với doanh nghiệp có quy trình Trừ lùi phổ biến, cần triển khai nhanh, dễ sử dụng và vận hành ổn định.
• Phiên bản Customize được phát triển trên nền phiên bản Thương mại, bổ sung hoặc điều chỉnh tính năng theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp, phù hợp với các đơn vị có nhiều người dùng, nhiều mã số thuế, quy trình xử lý riêng, biểu mẫu riêng hoặc yêu cầu kiểm soát dữ liệu chuyên sâu.
| Tiêu chí | Phiên bản Thương mại | Phiên bản Customize |
| Phạm vi sử dụng | Hỗ trợ 01 người dùng, 01 doanh nghiệp trừ lùi và 01 máy cài đặt. | Hỗ trợ nhiều người dùng, nhiều doanh nghiệp trừ lùi và cài đặt nhiều máy. |
| Phân quyền người dùng | Không hỗ trợ phân quyền chuyên sâu. | Hỗ trợ phân quyền theo mã số thuế phụ trách hoặc theo công việc được giao. |
| Quy trình xử lý | Thực hiện theo quy trình tiêu chuẩn của phần mềm. | Có thể xử lý linh hoạt theo quy trình thực tế của doanh nghiệp. |
| Quản lý nguyên liệu và định mức | Quản lý nguyên liệu bằng mã duy nhất, sử dụng mẫu BOM tiêu chuẩn của VAN-Logistic. | Có thể quản lý mã nguyên liệu phân cấp, import BOM riêng và mở rộng theo quy trình nội bộ. |
| Sửa/xóa nguyên liệu và định mức | Chỉ hỗ trợ sửa/xóa nguyên liệu chưa được sử dụng và sửa/xóa định mức chưa được sử dụng để xuất hàng. | Cho phép sửa/xóa nguyên liệu, định mức đã được sử dụng và tự động cập nhật lại kết quả theo thời gian thực đối với các hồ sơ bị ảnh hưởng. |
| Cảnh báo thiếu nguyên liệu và xuất bảng kê | Cảnh báo đủ/thiếu nguyên liệu theo từng dòng hàng, xuất bảng kê Excel cho từng dòng hoặc toàn bộ dòng hàng. | Có thể cảnh báo ở cấp hồ sơ, xuất danh sách tổng hợp nguyên liệu thiếu và mở rộng bảng kê Excel/PDF theo yêu cầu. |
| Báo cáo, kiểm soát dữ liệu và mở rộng | Hỗ trợ báo cáo tiêu chuẩn, Sổ phụ/Sổ chính, xuất Excel và Nhật ký thao tác ở phạm vi tiêu chuẩn. | Có thể thiết kế báo cáo riêng, mở rộng Activity Log, tùy chọn lưu trữ và phát triển thêm theo nhu cầu. |
| Tích hợp AI | Tích hợp Trợ lý AI bản miễn phí. | Tích hợp Trợ lý AI vào chức năng Trừ lùi, cung cấp theo nhu cầu sử dụng riêng của từng doanh nghiệp. |
| Tính năng mở rộng khác theo nhu cầu | Không hỗ trợ | Tích hợp các tính năng mở rộng khác theo nhu cầu của doanh nghiệp. |
4. Truy cập tính năng
• Doanh nghiệp đăng nhập Phần mềm hỗ trợ VAN-Logistic bằng tài khoản C/O điện tử, hoặc tài khoản VAN-Logistic, sau đó chọn tính năng “Trừ lùi Nguyên phụ liệu“
– Giao diện chính của Trừ lùi Nguyên phụ liệu:
