1. Bước 1: Đăng nhập
• Sau khi mở phần mềm, Doanh nghiệp đăng nhập phần mềm bằng tài khoản kê khai C/O trên hệ thống;
• Tại màn hình các tính năng, DN chọn “Khai báo C/O điện tử” để kê khai C/O;
2. Bước 2: Nhập thông tin chung hồ sơ C/O
Lưu ý: Các thông tin nhập trong hồ sơ C/O đều phải nhập bằng Tiếng Anh, hoặc chọn từ danh sách có sẵn của phần mềm.
• Chọn mục “Hồ sơ C/O” 🡪 “Quản lý hồ sơ C/O” 🡪 “Khai báo C/O” để bắt đầu khai hồ sơ C/O;
• Tab thông tin chung: Doanh nghiệp tiến hành nhập thông tin của bộ hồ sơ C/O, lưu ý các trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập;
2.1. Mục C/O
• Form: chọn Form C/O muốn khai báo.
• Importing Country: Chọn nước nhập khẩu.
2.2. Mục Export Declaration
– Doanh nghiệp chọn nút “Add” để bắt đầu nhập thông tin tờ khai hải quan:
• Export Declaration Number: Số tờ khai Hải quan (12 số);
• Date: Ngày khai hải quan;
• File đính kèm: Doanh nghiệp đính kèm tờ khai hải quan (Doanh nghiệp lưu ý phải cắm chữ ký số để ký số và đính kèm file thành công);
– Doanh nghiệp ấn “Lưu” để lưu lại thông tin tờ khai hải quan; hoặc ấn “Lưu và tiếp tục” để nhập tiếp thông tin tờ khai hải quan thứ 2.
2.3. Mục Goods consigned from: Phần mềm tự động lấy thông tin từ HSDN.
2.4. Mục Goods consigned to:
• Consignee’s name: Tên đơn vị nhập khẩu hàng hóa
• Address line 1: ghi địa chỉ tiếng Anh của nhà nhập khẩu. Tối đa 70 ký tự.
• Address line 2: không bắt buộc, chỉ ghi khi Address line 1 quá 70 ký tự khi không thể khai hết ở line 1. Thường thì khai Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố vào Addressline 2;
– Ngoài ra, DN có thể nhập tự động thông tin này qua mục “Công ty NK”
+ Bước 1: DN vào mục “Công ty NK” thêm mới thông tin công ty nhập khẩu rồi lưu lại;
+ Bước 2: Khi khai báo, DN chọn thông tin công ty đã nhập từ danh sách;
2.5. Mục Means of transport and route (as far as known)
• Transport Type: Hình thức vận chuyển;
• Port of Loading: chọn các cảng trong nước (nước xuất khẩu) có sẵn, có thể nhập các cảng đi trong trường hợp không có sẵn trong phần mềm;
• Port of Discharge: chọn các cảng rỡ hàng (nước nhập khẩu) có sẵn trong phần mềm, chọn others nếu chưa rõ là cảng nào;
• Vessel’s Name/Aircraft etc và Transportation document attached: Tên tàu và Bill vận chuyển (nếu có);
• Departure date: Ngày tàu chạy.
2.6. Mục Manufacturer: Phần mềm tự động lấy thông tin từ HSDN
• Declaration place: Tỉnh/ Thành phố nơi khai C/O;
• Remark: Ghi chú.
2.7. Các tiêu chí phụ
• Các tiêu chí phụ sẽ thay đổi theo từng form, tùy vào tình hình thực tế của bộ hồ sơ C/O để Doanh nghiệp lựa chọn nhập hoặc không nhập các trường tiêu chí phụ này.
3. Bước 3: Nhập thông tin hàng hóa
– Chọn “Thêm” để bắt đầu nhập thông tin hàng hóa
• Exporting/ Importing HS Code: chọn Mã HS xuất khẩu/nhập khẩu (chọn mã HS có sẵn trên phần mềm);
• Goods description: mô tả chi tiết hàng hóa;
• Quantity/ Unit: số lượng hàng hóa. Chọn đơn vị tính có sẵn trên phần mềm;
• Gross Weight/ Unit: trọng lượng hàng hóa. Chọn đơn vị tính có sẵn trên phần mềm;
• Invoice Number/ Date: Số và ngày hóa đơn;
• Origin Criterion: Tiêu chí xuất xứ (chọn các tiêu chí có sẵn trên phần mềm);
• Mark and Number on package: ghi ký hiệu trên thùng (Không rõ ghi “No Mark”);
• Package Quantity: số thùng. Chọn đơn vị tính có sẵn trên phần mềm;
• Tổng trị giá (FOB value): Tổng giá trị lô hàng. Đơn vị mặc định là USD
– Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, chọn “Lưu” để lưu lại thông tin lô hàng; hoặc ấn “Lưu và tiếp tục” để nhập tiếp lô hàng hóa thứ 2;
– Doanh nghiệp có thể sửa, copy, hoặc xóa lô hàng hóa bằng các nút chức năng tương ứng;
– Doanh nghiệp có thể dùng chức năng Import Excel danh sách hàng hóa nếu như bộ C/O có nhiều dòng hàng; Hướng dẫn cụ thể Doanh nghiệp có thểm tham khảo ở mục “Hướng dẫn tính năng nâng cao”.
4. Bước 4: Đính kèm file
– Khi khai báo C/O có các mục cho phép tải lên tài liệu đính kèm:
• Transport documentattached: Số vận đơn (Lưu ý chỉ được đính kèm 1 file);
• Documentproving the origin status attached: Bảng kê hàm lượng (hỗ trợ đính kèm nhiều file);
• Invoices Attached: Hóa đơn (hỗ trợ đính kèm nhiều file).
– Khi đính kèm file, phần mềm sẽ ký số lên file nên Doanh nghiệp phải cắm thiết bị chữ ký số để đính kèm file thành công;
– Định dạng file hỗ trợ đính kèm: PDF, Excel, Word;
– Để đính kèm file, Doanh nghiệp chọn “Thêm” 🡪 chọn loại file 🡪 chọn File đính kèm;
– Giữ nút Ctrl để chọn và upload nhiều file;
– Doanh nghiệp nhập PIN chữ ký số để ký duyệt;
– Doanh nghiệp chọn “Lưu” để lưu lại file cần đính kèm, hoặc ấn “Lưu và tiếp tục” nếu như muốn đính kèm tiếp các file khác;
– Doanh nghiệp có thể tải về, chỉnh sửa, hoặc xóa file đã đính kèm bằng các chức năng tương ứng:
5. Bước 5: Ký duyệt hồ sơ
• Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin hồ sơ, Doanh nghiệp tiến hành “Lưu và ký duyệt” để gửi bộ hồ sơ lên hệ thống;
• Doanh nghiệp chọn đúng thông tin chữ ký số và nhập mã PIN để ký duyệt;
• Sau khi ký duyệt thành công; trạng thái bộ hồ sơ C/O sẽ chuyển từ “Lưu tạm” thành “C/O đã được GĐDN duyệt”
• Doanh nghiệp đợi để hệ thống tự động cấp số cho bộ hồ sơ, sau khi có số C/O Doanh nghiệp kết xuất in đơn xin C/O đã được cấp số và nộp cùng bộ hồ sơ theo yêu cầu Cơ quan quản lý cấp C/O;
6. Bước 6: In hồ sơ (Xuất đơn đề nghị ra word):
• Để in đơn xin C/O, Doanh nghiệp tiến hành chọn “Xem” sau đó chọn chức năng “In đơn”;
• Doanh nghiệp có thể chọn Print 
để in ra giấy, hoặc chọn Export 
để xuất ra file word…
