Kỳ nghỉ lễ Quốc khánh năm 2026 đang đến gần. Theo thông báo của Bộ Nội vụ, công chức, viên chức sẽ nghỉ 5 ngày liên tục, từ ngày 29/8 đến hết ngày 2/9/2026. Đối với doanh nghiệp, lịch nghỉ có thể được bố trí khác nhau tùy theo phương án của từng đơn vị.
Hoạt động xuất nhập khẩu thường liên quan đến nhiều bên như tổ chức cấp C/O, hãng vận chuyển, đơn vị giao nhận, kho bãi và đối tác nước ngoài. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động rà soát các lô hàng và hồ sơ đang xử lý để hạn chế công việc bị gián đoạn hoặc dồn lại sau kỳ nghỉ.
1. KIỂM TRA LỊCH LÀM VIỆC CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN
Trước kỳ nghỉ, doanh nghiệp cần xác nhận lịch làm việc của:
- Tổ chức cấp C/O đang tiếp nhận hồ sơ.
- Hãng tàu, hãng hàng không và đơn vị giao nhận.
- Đại lý hải quan, đơn vị kho bãi và vận chuyển nội địa.
- Nhà cung cấp, khách hàng và đối tác nhập khẩu.
Đồng thời, cần lưu ý hạn cuối gửi chứng từ cho hãng vận chuyển, thời hạn đưa hàng hóa vào cảng hoặc kho tiếp nhận và thời hạn đối tác yêu cầu nhận hồ sơ. Không nên mặc định tất cả các đơn vị đều nghỉ hoặc làm việc theo cùng một lịch.
2. RÀ SOÁT CÁC LÔ HÀNG XUẤT TRƯỚC VÀ NGAY SAU KỲ NGHỈ
Doanh nghiệp nên lập danh sách các lô hàng có lịch xuất trước, trong và ngay sau kỳ nghỉ, đồng thời xác định rõ thời hạn hoàn thiện chứng từ và những công việc còn tồn đọng.
Các lô hàng có lịch tàu, lịch bay hoặc thời hạn giao chứng từ sát kỳ nghỉ cần được ưu tiên kiểm tra trước. Việc rà soát sớm giúp doanh nghiệp còn đủ thời gian bổ sung thông tin, điều chỉnh kế hoạch hoặc liên hệ với các bên liên quan khi cần thiết.
Các mốc doanh nghiệp cần rà soát trước kỳ nghỉ: lịch làm việc, hạn nhận chứng từ, lịch tàu – lịch bay và thời hạn giao hồ sơ.
3. ƯU TIÊN HOÀN THIỆN CÁC HỒ SƠ C/O CẤP THIẾT
Doanh nghiệp cần ưu tiên những hồ sơ C/O liên quan đến các lô hàng xuất trước hoặc ngay sau kỳ nghỉ. Trong đó, cần hoàn thiện và gửi các hồ sơ chưa nộp, xử lý ngay những hồ sơ được yêu cầu bổ sung, đồng thời kiểm tra kết quả của các hồ sơ đang chờ xử lý hoặc cấp C/O.
Khi phải theo dõi nhiều hồ sơ cùng lúc, việc rà soát thủ công có thể khiến người phụ trách bỏ sót những trường hợp cần xử lý gấp. Trên VAN‑Logistic, doanh nghiệp có thể theo dõi danh sách hồ sơ và đồng bộ trạng thái từ Hệ thống C/O để nhanh chóng xác định:
- Hồ sơ chưa hoàn thiện hoặc chưa gửi.
- Hồ sơ đang chờ xử lý.
- Hồ sơ cần chỉnh sửa, bổ sung.
- Hồ sơ đã có kết quả để tiếp tục xử lý.
Từ đó, doanh nghiệp có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân công người phụ trách đối với những hồ sơ chưa thể hoàn tất trước kỳ nghỉ.
VAN‑Logistic hỗ trợ rà soát trạng thái, xác định hồ sơ cần ưu tiên và phân công người phụ trách trước kỳ nghỉ.
Trước khi bắt đầu kỳ nghỉ, hãy dành thời gian kiểm tra lại lịch xuất hàng, thời hạn chứng từ và trạng thái hồ sơ C/O. Một bước rà soát ngắn có thể giúp doanh nghiệp hạn chế nhiều tình huống bị động khi hoạt động trở lại.
