Khi sử dụng nguyên liệu mua trong nước để sản xuất hàng xuất khẩu, doanh nghiệp cần làm rõ xuất xứ, tập hợp chứng từ mua hàng và đối chiếu lượng nguyên liệu đã sử dụng. Nếu những thông tin này được quản lý rời rạc, người phụ trách có thể mất nhiều thời gian tìm kiếm, nhập lại dữ liệu và kiểm tra khi chuẩn bị hồ sơ C/O.
Ba điểm doanh nghiệp cần rà soát
1. Phân biệt nơi mua và xuất xứ nguyên liệu
Nhà cung cấp trong nước có thể trực tiếp sản xuất hoặc nhập khẩu nguyên liệu rồi bán lại. Vì vậy, mua tại Việt Nam và có hóa đơn chưa đủ để xác định nguyên liệu có xuất xứ Việt Nam. Doanh nghiệp cần xem xét căn cứ xuất xứ theo quy tắc áp dụng cho hồ sơ C/O.
2. Rà soát chứng từ từ nhà cung cấp
Hóa đơn, chứng từ giao nhận và tài liệu chứng minh xuất xứ cần được tập hợp, đối chiếu theo từng nguồn mua. Người phụ trách nên kiểm tra sự thống nhất về tên nguyên liệu, số lượng, nhà cung cấp và bổ sung bản khai báo xuất xứ, tài liệu liên quan theo trường hợp áp dụng.
3. Gắn chứng từ với nguyên liệu sử dụng cho từng lô hàng
Cùng một mã nguyên liệu có thể được mua nhiều lần, từ nhiều nhà cung cấp. Khi lập hồ sơ, doanh nghiệp cần theo dõi lượng sử dụng từ từng nguồn, đối chiếu với định mức, số lượng sản phẩm xuất và chứng từ tương ứng.
Quản lý hóa đơn và nguyên liệu mua trong nước cùng VAN-Logistic
Để rà soát những thông tin trên, người phụ trách thường phải tìm hóa đơn, nhập dữ liệu nguyên liệu và kiểm tra lại theo từng hồ sơ xuất khẩu. Vũ Hải tư vấn và triển khai giải pháp VAN-Logistic, giúp doanh nghiệp kết nối các công việc này trên phần mềm, giảm thao tác nhập lại và thuận tiện đối chiếu.
1. Tra cứu và lấy thông tin hóa đơn đầu vào
VAN-Logistic hỗ trợ lấy thông tin hóa đơn trực tiếp từ hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, thông qua tài khoản tra cứu của doanh nghiệp. Người dùng có thể tra cứu hóa đơn mua vào, xem chi tiết, tải dữ liệu XML hoặc in, lưu hóa đơn để phục vụ công việc.
Nhờ đó, người phụ trách có thể chủ động tập hợp thông tin mua hàng ngay trên VAN, giảm thao tác tìm kiếm và chuyển đổi giữa các công cụ.
2. Đưa dữ liệu hàng hóa từ hóa đơn vào quản lý nguyên liệu
Từ danh sách hóa đơn đầu vào, người dùng có thể lựa chọn dữ liệu hàng hóa để cập nhật vào danh sách nguyên liệu, bổ sung mã nguyên liệu, ngày nhập kho và kiểm tra thông tin trước khi lưu.
Dữ liệu hàng hóa trên hóa đơn được tiếp tục sử dụng trong nghiệp vụ Trừ lùi, giúp giảm nhập liệu lặp và thuận tiện đối chiếu nguyên liệu với hóa đơn tương ứng.
3. Phân bổ nguyên liệu và đối chiếu theo từng hồ sơ xuất khẩu
VAN-Logistic hỗ trợ phân bổ nguyên liệu theo định mức, số lượng sản phẩm xuất và nguyên tắc nhập trước – xuất trước; đồng thời kiểm tra tình trạng đủ, thiếu nguyên liệu trong quá trình lập hồ sơ.
Dữ liệu sản phẩm xuất, nguồn nguyên liệu sử dụng, kết quả Trừ lùi và chứng từ liên quan được tập hợp theo từng bộ hồ sơ. Khi cần kiểm tra một lô hàng, người phụ trách có thể tra cứu, đối chiếu nguồn nguyên liệu đã phân bổ và các tài liệu đính kèm.
Dữ liệu hóa đơn hỗ trợ đối chiếu giao dịch mua hàng; căn cứ xuất xứ của nguyên liệu vẫn cần được rà soát cùng các tài liệu liên quan theo quy tắc áp dụng.
Doanh nghiệp đang quản lý hóa đơn, nguyên liệu và hồ sơ xuất khẩu trên nhiều bảng Excel có thể trao đổi với Vũ Hải để được hướng dẫn trải nghiệm VAN-Logistic và tư vấn phương án phù hợp.
Công ty Cổ phần Ứng dụng Công nghệ Vũ Hải
- Website: vuhai.co
- Hotline: 1900 232303
- Email: support@vuhai.co
