Có hợp đồng, hóa đơn, tờ khai, định mức và các chứng từ liên quan, doanh nghiệp có thể cho rằng hồ sơ xuất xứ đã đầy đủ. Nhưng nếu được hỏi: “Sản phẩm này đã sử dụng nguyên liệu nào, từ nguồn nào?”, liệu những chứng từ hiện có có thể đưa ra câu trả lời rõ ràng?
Yêu cầu về xuất xứ và tính minh bạch của chuỗi cung ứng đang ngày càng được các thị trường nhập khẩu quan tâm. Theo Bộ Công Thương, doanh nghiệp cần xác định nhà cung cấp, lưu giữ hồ sơ về nguồn gốc nguyên liệu, địa điểm sản xuất, vận chuyển và giao nhận. Việc cung cấp thông tin chậm, thiếu nhất quán hoặc không chứng minh được mối liên hệ giữa chứng từ với hàng hóa thực tế có thể làm tăng nguy cơ lô hàng bị kiểm tra, tạm giữ hoặc từ chối nhập khẩu.
Như vậy, chứng minh xuất xứ không chỉ là có đủ chứng từ, mà còn phải cho thấy được mối liên hệ giữa nguyên liệu, sản phẩm và hồ sơ xuất hàng.
Mỗi lô nguyên liệu cần được gắn với thông tin nguồn nhập và chứng từ liên quan ngay từ khi tiếp nhận.
HỒ SƠ CẦN CHO THẤY NGUYÊN LIỆU ĐÃ ĐI ĐÂU
Trong thực tế, một lô nguyên liệu có thể được sử dụng cho nhiều sản phẩm hoặc nhiều lần xuất hàng. Nếu dữ liệu chỉ được ghi nhận riêng tại từng công đoạn, doanh nghiệp vẫn có thể thiếu căn cứ để xác định lượng nguyên liệu đã sử dụng cho một sản phẩm cụ thể.
Vì vậy, dữ liệu cần cho phép đối chiếu theo hai chiều: từ sản phẩm về nguồn nguyên liệu và từ lô nguyên liệu đến các sản phẩm, hồ sơ xuất hàng có liên quan. Đây là cơ sở để doanh nghiệp giải thích rõ quá trình hình thành hàng hóa khi chuẩn bị hồ sơ hoặc có yêu cầu xác minh.
XỬ LÝ LIỀN MẠCH THAY VÌ GHÉP LẠI Ở KHÂU CUỐI
VAN-Logistic hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các nghiệp vụ trên một nền tảng thống nhất. Thông tin được kế thừa qua từng công đoạn, giúp doanh nghiệp theo dõi nguồn nhập, định mức, tình hình phân bổ và sử dụng nguyên liệu; chuẩn bị hồ sơ C/O và khai thác thông tin với sự hỗ trợ của Trợ lý AI VAN-Logistic.
Dữ liệu được kế thừa xuyên suốt từ nguyên liệu nhập đến hồ sơ C/O.
Khi dữ liệu được ghi nhận đúng và đủ ngay từ đầu, việc chứng minh xuất xứ không còn là quá trình tập hợp lại thông tin ở khâu cuối. Doanh nghiệp có thể chủ động hơn khi chuẩn bị hồ sơ, đối chiếu dữ liệu và cung cấp thông tin khi cần.
Bởi một bộ hồ sơ thuyết phục không chỉ trả lời được “có những chứng từ gì?”, mà còn phải trả lời được “những chứng từ đó đang chứng minh cho hàng hóa nào và bằng cách nào?”
Nguồn tham khảo: Bộ Công Thương – Tăng cường truy xuất nguồn gốc, minh bạch chuỗi cung ứng trước yêu cầu mới của thị trường Hoa Kỳ.
