Theo Quyết định số 2229/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về Chiến lược phát triển dịch vụ logistics Việt Nam thời kỳ 2025–2035, Việt Nam đặt mục tiêu đưa tỷ lệ chi phí logistics/GDP xuống 12–15% và nâng tỷ lệ doanh nghiệp dịch vụ logistics sử dụng giải pháp chuyển đổi số lên 80%.
Tuy nhiên, chi phí không chỉ nằm ở cước vận chuyển, lưu kho hay các khoản phụ phí. Một phần nguồn lực còn có thể bị tiêu tốn ngay trong quá trình xử lý dữ liệu, chứng từ và hồ sơ hằng ngày.
NHỮNG “CHI PHÍ ẨN” KHÔNG NẰM TRÊN HÓA ĐƠN
“Chi phí ẩn” không được thể hiện thành một khoản riêng trên hóa đơn, nhưng có thể âm thầm làm tăng thời gian, nhân lực và chi phí vận hành của doanh nghiệp.
Những vấn đề thường gặp gồm:
- Nhập lại cùng một dữ liệu trên nhiều file và hệ thống, làm tăng nguy cơ sai lệch thông tin;
- Hồ sơ, tờ khai và chứng từ nằm rải rác, khiến việc tìm kiếm và tập hợp mất nhiều thời gian;
- Đối chiếu dữ liệu thủ công, dễ phát sinh sai sót và phải kiểm tra, xử lý lại hồ sơ;
- Dữ liệu phụ thuộc vào người trực tiếp quản lý, gây khó khăn khi phối hợp hoặc bàn giao công việc.
Nhập liệu thủ công và lưu trữ hồ sơ rời rạc làm mất thời gian, tăng nguy cơ sai sót và phải xử lý lại hồ sơ
Khi số lượng lô hàng và hồ sơ C/O tăng lên, những bất cập nhỏ có thể nhanh chóng tích tụ, kéo dài thời gian xử lý, ảnh hưởng đến tiến độ hồ sơ và làm gia tăng đáng kể chi phí vận hành.
DOANH NGHIỆP CÓ THỂ CHỦ ĐỘNG TỪ ĐÂU?
Doanh nghiệp khó kiểm soát giá nhiên liệu, cước tàu hoặc phụ phí quốc tế, nhưng có thể chủ động cải thiện cách dữ liệu và hồ sơ đang được quản lý bên trong.
Trước hết, doanh nghiệp cần quản lý dữ liệu tập trung, thay vì để thông tin nằm rải rác trong nhiều file và thư mục. Khi dữ liệu được sắp xếp thống nhất, nhân sự sẽ dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu và tiếp tục xử lý khi cần.
VAN-LOGISTIC HỖ TRỢ TỐI ƯU QUY TRÌNH NHƯ THẾ NÀO?
VAN-Logistic hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu và hồ sơ xuất nhập khẩu trên một hệ thống tập trung:
- Quản lý tập trung dữ liệu theo từng hồ sơ, từ hàng hóa, tờ khai đến các chứng từ liên quan;
- Quản lý kho, định mức và tình hình sử dụng nguyên phụ liệu trên cùng một hệ thống;
- Tạo và truyền trực tiếp hồ sơ C/O lên hệ thống kê khai xuất xứ, giúp quá trình thực hiện thuận tiện hơn;
- Tra cứu, thống kê và khai thác dữ liệu với sự hỗ trợ của Trợ lý AI VAN-Logistic.
VAN-Logistic tập trung hồ sơ, chứng từ và dữ liệu, giúp theo dõi Trừ lùi NPL, lập báo cáo, tra cứu và xử lý C/O dễ dàng hơn.
VAN-Logistic không trực tiếp làm giảm cước vận chuyển, phí cảng hoặc giá nhiên liệu. Phần mềm tập trung hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế thao tác thủ công và kiểm soát dữ liệu tốt hơn trong quá trình xử lý hồ sơ.
Trong bài toán tối ưu chi phí logistics, đôi khi thay đổi thiết thực nhất không bắt đầu từ một khoản phí lớn, mà từ những công việc nhỏ đang được lặp lại mỗi ngày.
Nguồn tham khảo: Quyết định số 2229/QĐ-TTg ngày 09/10/2025 của Thủ tướng Chính phủ.
